Hello Dream Team,
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La galère de la semaine, c’est celle de Max
Bonjour Ludovic,
J'ai l'impression de passer mes journées à envoyer et lire des emails. Des techniques pour moins se faire "bouffer" par ma messagerie ?
Merci !
Max, tu n’es pas le seul.
5h30… c’est le temps moyen passé par un cadre dans la gestion quotidienne de ses emails.
Alors que la plupart du temps, ce temps abyssal peut être réduit par une meilleure organisation.
Lire ses emails à la seconde où ils arrivent, c’est un peu comme aller faire les courses chaque fois que vous avez besoin de quelque chose. Le plus efficace est plutôt d’aller au supermarché quand la liste à acheter est plus longue, pour éviter les déplacements inutiles.
Voici quelques techniques pour moins être esclave de votre boite email.
Bloquez 3 créneaux dans votre journée
Pour reprendre la main sur votre boite mail, commencez par ces deux actions :
- désactivez les notifications des emails (si ce n’est pas déjà fait)
- fermez systématiquement votre application d’email lorsque vous travaillez sur un autre sujet
Ces deux actions vous permettront de ne pas être tenté d’aller voir toutes les deux minutes ce qui s’y passe et de ne plus être pollué inutilement par le flot régulier d’emails entrants.
De plus, chaque matin, lorsque vous faites le point sur votre planning du jour, calez-vous dans votre agenda 3 créneaux de 30 minutes environ dédié au traitement de vos emails.
Ces créneaux bloqués vous aideront à vous débarrasser de la charge mentale du flot incessant d’emails s’amassants dans votre boite de réception. Cela revient à une consultation toutes les 3 heures environ, ce qui, sauf urgence, est largement suffisant en termes de réactivité. Et si besoin, faites savoir aux personnes clés qu’en cas d’urgence, un autre canal est à privilégier comme le SMS.
Appliquez la méthode des 4D
Lors de ces sessions dédiées au traitement de vos emails, chaque message reçu doit être suivi de l’une de ces 4 actions : Do It, Delegate It, Defer It ou Delete It.
Do It (Traite le)
Si vous estimez que l’email en question est à traiter par vous-même et qu’il vous prendra moins de 2 minutes : répondez-y immédiatement. Vous verrez d’ailleurs que la majorité des emails auxquels vous devez répondre vous prennent généralement moins de 2 minutes à rédiger.Delegate it (Transfère le)
Si vous estimez que vous n’êtes pas la meilleure personne pour le traiter, transférez-le ou ajoutez la bonne personne dans la boucle en lui précisant l’action qu’il/elle doit faire.Defer it (Mets le de côté)
Si vous estimez que le temps de traitement de l’email est supérieur à 2 minutes, mettez le dans un dossier « À traiter » et notez le sur votre todolist comme nouvelle tâche à traiter sous 24h ou 48h.Delete it (Supprime le)
Si l’email est hors sujet et ne vous concerne pas, ne perdez pas de temps et supprimez-le sans état d’âme. C’est radical, mais cela vous permettra de ne conserver que des emails pertinents dans votre messagerie et de faciliter vos recherches ultérieures.
La citation du jour :
“To receive less email, send less email”
Tel est le conseil pragmatique de Jeff Weiner, CEO de LinkedIn ;)
Et vous, comment vous faites pour prendre les meilleures décisions possibles ?
Laissez vos commentaires & expériences via le bouton ci-dessous :
Et si vous souhaitez me remonter un sujet, ou me partager un coup de coeur ou un coup de gueule, répondez directement à cet email, je lis et réponds à tout le monde !
A mardi prochain la Dream Team,
Ludovic
🎁 Vous le savez, je glisse en fin de chacune de mes newsletters un clip ou un morceau qui m’a marqué.
Cette semaine, j’ai retenu le titre “Conversazione” de Mina. Pour les nostalgiques des loooongues journées d’été qui sont entrain de sacrément se réduire !
Bonne écoute !
Super valide! j ai aussi cree une regle qui envoie tous les messages ou je ne suis qu en copie dans un fichier special. Ca me permet de ne recevoir que les mails importants ou je suis destinataire (sauf pour les big boss! ) et je vais checker ce dossier 1 a 2 fois par jour...hyper efficace pour reduire la charge mentale ...la plupart du temps mon equipe a deja traite le sujet...
Et j'ajouterai qu'arrêter de tenter de ranger ses mails de façon savante dans 1001 dossiers est aussi une bonne astuce pour gagner du temps dans le traitement de ses mails ! Les barres de recherche sont extrêmement performantes pour retrouver un mail aujourd'hui. Il suffit donc d'une boîte de réception dans lesquels les mails arrivent et d'un dossier "traités". Quand un mail arrive dans la boîte de réception, il suit la règle des 4D et finit à la corbeille ou transféré ou bien dans le dossier "traités" ou alors il patiente encore dans la boîte de réception quelques heures jusqu'à son traitement. Avec cette méthodologie, on a en plus la satisfaction de maîtriser son espace de travail et de ne pas toujours ouvrir sa messagerie sur une liste infinie.